EL TAMAÑO IMPORTA

-Deberíamos hacer una presentación sobre el proyecto.

-Sí, claro. ¿De cuánto tiempo más o menos?

-Hombre, 1h mínimo. Mejor 1h30mins o 2h, ¿No crees? (Y acto seguido, tienes todo el peso del Universo sobre las cervicales.)

Y yo siempre me pregunto: ¿Por qué? ¿Por qué el mundo (en general) reclama presentaciones tan largas? ¿Qué es eso tan importante, que no pueda contarse en menos tiempo?

Como reza la máxima: ‘Lo bueno, si breve, dos veces bueno’. Y sigue (y eso es algo que yo desconocía hasta hace un par de años): ‘y aún lo malo, si breve, menos malo’. La brevedad SIEMPRE va a ir a nuestro favor, tanto si lo que exponemos y nuestra forma de hacerlo es brillante, como si no lo es. Teniendo eso en cuenta, ¿Por qué alargar tanto una presentación?

Las presentaciones, muchas veces, se plantean en un terreno ambiguo. O son ambiguas de por sí. Con frecuencia buscamos (o se nos pide) una presentación que cumpla varios objetivos. O incluso objetivos dispersos. Con frecuencia puede ser parte de un evento (con otras aspiraciones); o es una presentación en que tenemos un mensaje específico que trasladar, pero ‘aprovechamos’ para incluir más mensajes: hablamos del producto estrella de la temporada, pero también hablamos de nuestra estrategia de crecimiento, o de nuestra implantación en el mercado. Eso va a alargar, sin duda, el tiempo. Y lo de ‘aprovechar para’ dispersa el mensaje central: lo que queremos que la gente se lleve a casa. Y eso ni es bueno para ellos, ni es bueno para la presentación. Por lo tanto, advertencia nº 1:

-no pierdas de vista el mensaje central- eso con frecuencia supone alargar la presentación sin necesidad, y la hará menos clara y específica. Son mucho mejores 20mis, bien aprovechados y dirigidos, que 40mins con ideas dispersas. Con frecuencia descubrirás que mucha ‘información fundamental’ no lo es tanto, y que mucho de lo que quieres verbalizar está implícito: si hablas de un producto, y la presentación funciona, tus clientes potenciales buscarán más información por sí mismos. Y el resto del catálogo, tu implantación o tus estrategias de mercado es algo que te puedes ahorrar.

La duración excesiva no ayuda ni al ponente ni a la audiencia.

De todas formas, mi excusa favorita para hacer presentaciones que superan la hora es la idea (implícita, y bastante extendida) de que ‘una presentación de menos tiempo es poco seria’. Parece que, para ser serios, debemos ‘ocupar’ un mínimo de tiempo a los asistentes. Eso, y el hecho de hacer que se desplacen a un sitio determinado a una hora determinada, hace que con frecuencia el ‘mínimo tiempo estipulado’ multiplique el tiempo de lo que sería una presentación realmente efectiva. ¿Qué podemos hacer en esos casos? Combinar. Si tienes una hora que ‘llenar’ plantéate hacer dos intervenciones de 15-20mins, y dedicar 10 o 15mins a alguna otra cosa.

Hay muchos recursos que pueden ayudarte. Y te recomiendo que utilices todos los que puedas. Videos de diferentes tipos, dinámicas, demostraciones (en vivo, o también grabadas). La cuestión es repartir el tiempo, y dosificar la atención de la audiencia. Esos recursos funcionan como balones de oxígeno.

Después de 15-20mins, el público empezará a entrar en ‘modo escucha infinita’: con suerte, aún estarán pendientes de ti, y habrán recibido la idea central (o el planteamiento básico que desembocará en ella). Es el momento de airearse. Los vídeos, las demos, o las dinámicas funcionan como la ‘hora del patio’: tu audiencia conectará con otra cosa, y eso hará que después (al cabo de 5-8mins.) vuelvan a escucharte con las ganas renovadas.

De forma que una presentación de 1h, puede perfectamente tener la estructura:

• ·         Presentación personal (10mins.)
• ·         Video motivacional (5mins.)
• ·         Contenido (15mins.)
• ·         Dinámica (10mins.)
• ·         Conclusiones (7mins.)
• ·         Turno de preguntas (8mins.)
• ·         Cierre (5mins.)

Y así conseguimos 2 cosas:

1.    El tiempo para el contenido de la presentación se mantiene dentro de lo ‘asumible’: 22mins, repartidos en 15+7mins. Tiempo suficiente para ser específico, dejar claro el mensaje central y, sobre todo, no irte por las ramas.

2.    Mantener viva la atención del público.

Y tú, ¿Qué opinas? ¿Usas dinámicas u otros recursos en tus presentaciones?

¿Crees que las presentaciones deberían ser más cortas? ¿Te has encontrado en alguna situación donde debieras ‘llenar el tiempo estipulado’? ¿Cómo lo has hecho?